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(Prefeitura de Cuiabá, Tribunal de Contas do Estado e Universidade Federal do MT adotam tecnologia de gestão de documentos digitais desenvolvida pela brasileira Veros)

Três grandes usuários de TI da administração pública e do governo do Mato Grosso – Prefeitura Municipal, Tribunal de Contas do MT e Universidade Federal do Mato Grosso – estão partindo para a adoção da tecnologia de ECM (Enterprise Content Management – ou Gerenciamento de Conteúdos Empresariais) para agilizar os processos administrativos e de atendimento ao público, através do uso de documentos digitais e da automação do fluxo de processos. O objetivo, dos três projetos, é não apenas otimizar os trâmites internos e a organização dos acervos de documentais, mas também desenvolver sistemas automáticos e ágeis para a prestação de serviços aos respectivos públicos externos das instituições envolvidas.

Atualmente em diferentes estágios de implementação, os três projetos do Mato Grosso estão utilizando tecnologia de software e serviços da empresa brasileira Veros Tecnologia, uma das primeiras a desenvolver uma plataforma de ECM totalmente voltada para atender a legislação nacional e as normas arquivísticas do Conarq (Conselho Nacional de Arquivos).

Com a tecnologia ECM, a prefeitura deverá, por exemplo, disponibilizar, via web, um grande número de informações de interesse dos munícipes, como dívidas do IPTU, vagas em escolas públicas, e regras de loteamento urbano, além de poder acompanhar de forma on-line o andamento de requisições e qualquer tipo de protocolo relacionado à relação dos cidadãos cuiabanos com a prefeitura.

Da mesma forma, o público do Tribunal de contas – gestores públicos, advogados e população em geral – se beneficia do ECM na obtenção de informações sobre processos em andamento e no uso de formulários eletrônicos disponíveis via web para as comunicações oficiais e para a obtenção e envio de documentos de interesse do órgão.

Já na Universidade Federal do Mato Grosso, o sistema deverá levar serviços tanto para a administração acadêmica quanto para os docentes e dicentes, em temas que vão da pesquisa ao acervo documental, até a visualização de notas de desempenho por parte dos alunos.

Com estes três projetos de ECM, a população do Mato Grosso ganha também em transparência na administração dos órgãos públicos e na drástica redução de processos burocráticos de atendimento e acesso à informação. Todos os documentos digitalizados recebem uma certificação em conformidade com as normas do ICP-Brasil.

Com apoio da Veros tecnologia, os documentos vitais dos órgãos envolvidos passam por uma processo de digitalização e métodos de indexação compatíveis com as diferentes formas de consulta relacionadas ao ciclo de vida do documento.

A solução integra um sistema inteligente de workflow (automação de fluxo de negócios) que garante o mapeamento e a organização dos trâmites e procedimentos de arquivamento de todos os tipos de documentos que integram os chamados processos de negócios dos três órgãos.

Além de operar com arquivos-documento comuns, a Veros ECM integra no mesmo fluxo os elementos de menssageria eletrônica que podem ser utilizados como documento de fato. Este é o caso, por exemplo, de e-mails, gravações telefônicas, e registros de seções de atendimento ao cliente via chat ou mensagem eletrônica.

A solução contempla todas as necessidades de digitalização e captura de documentos em papel, bem como a geração ou importação de documentos - estruturados ou não estruturados - a partir de qualquer tipo de base de dados existentes nas empresas ou na administração pública.

Através de uma interface intuitiva o Veros ECM possibilita a criação de formulários e a geração de documentos com base em modelos pré-definidos ou livremente criados pelo administrador do sistema.

O processo de indexação dos documentos lança mão de procedimentos igualmente intuitivos, como a utilização de palavras-chaves ou associações fonéticas. Com isto a localização de um documento específico na base se dá de forma tão simples quanto a pesquisa em ferramentas de busca via web.

O Veros ECM integra ainda uma ferramenta de controle de mudanças que aponta todas as eventuais modificações realizadas em um documento, apresentando sempre a última versão e identificando a exata autoria de cada mudança.

Para completar, o sistema de workflow do Veros ECM está associado a um sistema de regras que avisa a todos os envolvidos sobre a necessidade de sua intervenção no trâmite de um documento e notifica o gestor sobre eventuais interrupções ou demoras no fluxo. O sistema pode também definir novas rotas para um determinado documento quando os tempos de espera de um trâmite superam o limite definido.

De acordo com Márcio Guariente, diretor executivo da Veros Tecnologia, o governo e as empresas brasileiras apresentam demanda reprimida em relação à tecnologia de ECM, mas os projetos encontravam obstáculos na falta de opções adequadas à realidade local. “A decisão de investir no desenvolvimento de uma brasileira partiu da constatação do alto preço inicial e dos grandes custos de customização exigidos pelos pacotes de gerenciamento oferecidos pelas gigantes globais”, assinala o executivo.

Ainda segundo o executivo, o Veros ECM é compatível com a quase totalidade dos ambientes de TI utilizados no País e pode ser facilmente adaptado para a operação com ambientes open-source.

Sobre a Veros IT
Criada em 2002, a Veros IT está entre as líderes no desenvolvimento de soluções de gestão de conteúdo e tratamento de imagens para as verticais bancos, demais instituições financeiras e empresas do setor público. A Veros IT dispõe de equipes de especialistas em aplicações de business process management, gestão de conteúdo, tratamento de imagens, criptografia, redes neurais e inteligência artificial. Com suas soluções amplamente testadas em alguns dos maiores bancos e órgãos de Governo do País, a Veros IT está sediada em Brasília e mantém presença nas praças de São Paulo e Curitiba, atendendo todo o Território.

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