(Gestão integrada atinge todos desde o orçamento até almoxarifado, chão de fábrica e administração financeira)

A IBEP Gráfica Ltda, empresa pertencente ao Grupo IBEP que possui as Editoras IBEP, Companhia Editora Nacional e Editora Conrad, está utilizando o sistema de gestão integrado da Metrics Sistemas de Informação para superar os gargalos da produção e se posicionar entre as empresas mais produtivas do segmento.

De acordo com José Geraldo Toledo Filho, Diretor Industrial da IBEP Gráfica, todos os processos industriais e de negócios da empresa, desde orçamento, até a emissão de nota fiscal, eram feitos manualmente ou, no máximo, usando planilhas eletrônicas, tipo Excel. “Com a abertura dos negócios para o mercado de terceiros, a partir de 2004, sentimos a necessidade de acelerar nossos processos internos e de ter controles mais eficientes, que nos dessem uma visão geral de cada etapa da produção”, Segundo ele, o parque gráfico da IBEP existe desde 1972 mas, até  2004, atendia apenas as editoras da empresa.

Foi a partir dessa necessidade que surgiu a parceria com a Metrics para implementar sua plataforma de gestão da produção, com módulos  que proporcionam uma visão integral do processo produtivo e com informações consistentes sobre todo o fluxo de trabalho. “Após uma análise criteriosa sobre as necessidades reais da gráfica, optamos por implementar o sistema por etapas”, afirma Toledo Filho.

Nesta primeira fase do projeto, a IBEP implementou o módulo de orçamento, destinado a elaborar os pedidos de forma mais ágil e com um nível superior de precisão. “Era a ferramenta que precisávamos para otimizar a captação de serviços e alinhar as vendas com a linha de produção e as demais áreas da empresa, o que de fato conseguimos em pouco tempo de uso”, comenta Toledo Filho.

Na segunda fase, explica ele, “implantamos, ainda parcialmente, o módulo de acompanhamento da produção - o JobTrack – porque percebemos a importância de ter informações, em tempo real, diretamente dos sistemas de controle numérico das máquinas. Com estas informações, os nossos gestores de produção passaram a monitorar todos eventos do processo produtivo e avaliar continuamente a performance da fábrica em nível geral e por equipamento”, assinala o executivo.

Uma das grandes vantagens do JobTrack está, exatamente, na maior precisão do custeio dos produtos na fábrica. “Este é um dos pontos estratégicos do negócio e uma das exigências que colocamos para a Metrics como condição para a adotar a sua plataforma. Hoje, o sistema consegue realizar de forma rápida e organizada a formação de preços, a partir de uma estimativa de custos, considerando variáveis como a eficiência presumida dos recursos, o consumo de matéria prima e uma estrutura de custos prevista”, explica ele.

A principal vantagem disto, avalia o executivo, está na possiblidade de se fazerem ajustes pontuais e rápidos na programação, até de forma automática, e atuar em tempo real. “O sistema nos abastece, o tempo todo, com indicadores de produtividade em vários níveis de abordagem, através de relatórios e gráficos que são úteis, não só para o manejo da produção, mas também para análises históricas”, prossegue Toledo.

“Na mesma fase implantamos o módulo de planejamento, que tem por objetivo planificar a produção, focando na otimização das instalações para maximizar a eficiência da gráfica. O planejamento ganhou, desta forma, um alto nível de precisão e agilidade. Se, por exemplo, recebemos um pedido de última hora, conseguimos saber exatamente quais as máquinas da gráfica poderiam ser usadas e quanto tempo elas demorariam para concluir as impressões. Assim garantimos com precisão o cumprimento dos prazos de entrega, sem precisar começar o planejamento da forma usual – primeiro com a montagem do fluxo de produção para depois gerenciar o trabalho das máquinas”, explica o executivo.

“Felizmente, no nosso caso, os volumes de produção cresceram muito. Contudo, a permanente utilização dos controles permitiu organizar a empresa e melhorar a qualidade no atendimento ao cliente, no cumprimento de prazos e no controle dos custos”, comenta Toledo.

Para a fase seguinte do projeto, a IBEP resolveu integrar também o módulo de almoxarifado. Isto porque a equipe de produção queria ter o controle integrado e inteligente de estoque, garantindo maior racionalidade na gestão de matéria-prima, com o conseqüente ganho de produtividade.  “A partir desta implemenntação, todos os parâmetros de materiais foram contemplados e organizados. Hoje, eles formam uma única base de dados, tanto para o cálculo dos orçamentos como para o planejamento e controle da produção”, diz o executivo .

Evoluindo ainda mais na integração, a IBEP passou a envolver também as áreas administrativo-financeiras. Ao adotar o módulo financeiro do Sistema Metrics, a empresa visava acompanhar o faturamento, de modo a assegurar que, em todas as operações, estão sendo respeitadas as condições acordadas na venda, além de automatizar a emissão das notas fiscais e a geração dos títulos para cobrança. “As informações são registradas em um banco de dados único, que mantém registro de todas as operações executadas no sistema. Isto assegura integridade e segurança no tratamento dos dados financeiros da empresa. Este nível de organização foi rapidamente incorporado nas nossas rotinas administrativas”, prossegue Toledo.

Com 350 funcionários, a IBEP Gráfica dispõe de seis rotativas heat set off set e quatro impressoras planas formato 102, que alimentam 3 maquinas de lombada quadrada PUR/Hotmelt, além de 3 grampeadeiras. A empresa trabalha também no processo Digital. Hoje, a IBEP Gráfica se orgulha de produzir revistas  com  altíssima qualidade de reprodução  e livros didáticos para todas as classes sociais No ano passado, a gráfica recebeu quatro troféus de excelência gráfica (processos rotativos com heat set, off set plana e digital), na maior premiação do setor na América Latina, o prêmio Fernando Pini.

De acordo com Osmar Barbosa, diretor da Metrics, à medida em que a indústria gráfica avança na modernização de sua estrutura e de suas políticas de gestão, maior é a exigência das empresas quanto à capacidade de planificação dos ganhos sobre os investimentos em tecnologia e insumos. “Nosso papel como fornecedor é a de entender ao máximo o negócio dos clientes e prover soluções que realmente gerem um impacto positivo nos resultados da gráfica – como é o caso da IBEP”, assinala Barbosa.

Sobre a Metrics Sistemas de Informação
A Metrics Sistemas de Informação é líder em tecnologias de gestão integrada (ERP) para a indústria gráfica e de embalagens na América Latina. As soluções METRICS são orientadas aos objetivos de negócio deste setor, elevando os níveis de governança e a automação de processos, garantindo a máxima produtividade.

Ao longo dos últimos 10 anos, a Metrics vem ajudando a transformar o cenário da indústria gráfica no Brasil e na América Latina, estando presente hoje em mais de 200 empresas deste segmento no País, além de exportar regularmente sua tecnologia para a Argentina, Chile, Peru, Colômbia, Costa Rica e México.

As soluções de tecnologia da Metrics oferecem abordagem ampla e integrada da gestão da gráfica, incluindo os processos de vendas, CRM, manufatura, materiais, contábil e financeira. Sua plataforma, modular e flexível, garante total aderência ao negócio dos clientes, proporcionando ao mesmo tempo as bases para a evolução futura.

A Metrics está apta a suportar toda a operação de uma indústria gráfica através de sua plataforma de gestão, sendo também a primeira empresa nacional a aderir ao desenvolvimento do padrão JDF (Job Definition Format), o qual define os protocolos de integração entre sistemas e equipamentos e que permitirão a completa automação dos processos produtivos e de gestão nesta indústria.

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